辦公室用品 Office Supplies 訂購所需一紙搞定

by enyaweng
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辦公室用品 Office Supplies

明天要召開業務會議（sales meeting），Erin在印製資料時才發現列印紙（printing paper）不夠，看來得趕緊訂購（order）幾箱白紙和檔案夾（file folder）來應急，於是她先填寫好文具需求訂購單（fill out an order form），以便加快申請流程。

看懂文具訂購單

任務一：填寫訂購單超簡單

下面是Erin所填寫的文具需求單，你能將正確的中英文品項名稱配對起來嗎？？

本題答案

Erin填好表格後，決定直接到負責文具採購的Sean那裡詢問，以便加速申請流程。

訂購用品輕鬆說

規模較大的公司，通常會經由某一中心（center）或部門統一訂購辦公室用品。所以員工（employee）得依需求填寫訂購單後，由該中心向賣家（vendor）訂貨，中心人員也會詢問遞送（delivery）方式。但若有急用物品（item），可直接告知，大多中心會留有部分存貨（stock）供領取。

訂購時常用句子有：

表明目的：

I’d like to order some office supplies.

 告知流程：

Fill out the Office Supplies Order Form on that table.
詢問遞送方式：

Would you like them delivered to your desk or would you like to pick them up here?

 告知後續動作：

We will contact you as soon as your supplies are ready.
告知急用物品：

I need a box of paper clips and 40 file folders.

任務二：訂購用品

學會了上面的句子，看看Erin和庶務中心Sean的對話，把適合的句子填上吧！

Erin:
Excuse me. 1.___________________
Sean:
Oh, just fill out the Office Supplies Order Form on that table. We’ll help you process it later.
Erin:
OK, but I need 2 boxes of A4 paper and 30 file folders right away.
Sean:
Fine, just finish filling out the order form. I’ll go and check if we have those in stock.
Erin:
Thanks.
Sean:
2.___________________
Erin:
I’ll come and pick them up.
Sean:
Great. 3.___________________
Erin:
Thank you.

本題答案

答案
  1. I’d like to order some office supplies.
  2. Would you like them delivered or would you like to pick them up here?
  3. We will contact you as soon as your supplies are ready.
單字與片語聚光燈
  1. process (v.) 處理；辦理
  2. stock (n.) 庫存（in stock「有庫存」/ out of stock「缺貨」）
  3. deliver (v.) 運送
  4. contact (v.) 聯繫
超實用文法句型

Would you like to pick them up here?

pick up在這是取其「拾起；撿起」之意，表示「領取；撿取（某物）」。另外，我們也常用pick up來表示「接載（某人）」，例如：Can you pick up the client at the airport tomorrow?（你明早可以去機場接客戶嗎？）。如果像對話中，pick up後面所接的是代名詞，就要置於pick up中間。例如： I have no time to pick up my mail. = I have no time to pick my mail up. = I have no time to pick it up.（我沒時間去取信。）

小試身手

請聆聽一段對話，找出正確的選項：

題目 What does the woman want to know?
(A) How to order food
(B) How to sign a contract
(C) How to fill out a form
(D) How to make a request for some items

本題翻譯/答案

答案 (D) How to make a request for some items
（如何申請用品）
翻譯 女士想知道些什麼？
(A) 如何訂購食物
(B) 如何簽約
(C) 如何填表格
(D) 如何申請用品
題解 從對話的第一句I’d like to order some office supplies.，即可知道女士的目的在於訂購辦公室用品，故答案為 (D)。
題目 When will the woman get the rest of her supplies?
(A) Right now.
(B) Later today.
(C) The man doesn’t say.
(D) A week later.

本題翻譯/答案

答案 (C) The man doesn’t say. （ 男士沒說。）
翻譯 女士何時會來取其餘的物品？
(A) 現在。
(B) 今天稍晚。
(C) 男士沒說。
(D) 一週後。
題解 而男士最後只說女士急需的物品到齊後，會再通知她，並沒有告知何時來領取其餘的物品。所以 (C) 為正確答案。
聽力原文
Erin:
Excuse me. I’d like to order some office supplies.
Sean:
Oh, just fill out the Office Supplies Order Form on that table. We’ll help you process it later.
Erin:
OK, but I need 2 boxes of A4 paper and 30 file folders right away.
Sean:
Fine, just finish filling out the order form. I’ll go and check if we have those in stock.
Erin:
Thanks.
Sean:
Would you like them delivered or would you like to pick them up here?
Erin:
I’ll come and pick them up.
Sean:
Great. We will contact you as soon as your supplies are ready.
Erin:
Thank you.
翻譯
愛琳：
不好意思，我想要訂一些辦公室用品。
尚恩：
嗯，請填好那張桌子上的辦公室用品需求單。接下來我們會幫妳處理的。
愛琳：
謝謝，但我現在就需要兩盒白紙和三十個檔案夾。
尚恩：
好的，請繼續填完需求單。我去查看一下我們是否還有庫存。
愛琳：
感謝你。
尚恩：
妳現在要的這些物品要配送過去，還是自取？
愛琳：
我會來這裡自取。
尚恩：
太好了！那物品到齊，我會通知妳的。
愛琳：
謝謝。

文／陳超明、蕭婉珍