和全球供應商打交道 她推著購物車走向世界

在許多公司行號裡都會有「採購」這樣的職務,顧名思義,採購人員的工作和買東西脫不了關係,但可別小看這項任務,俗話說貨比三家不吃虧,採購人員要做的事,就是幫公司買到對的零件或貨品,用以再製或販賣,若是長期的採購案,則還要確保對方能夠穩定供貨,提供品質一致的產品。

向國內外供應商詢價比價、要求樣品測試,都是採購人員的工作。

洪邇文是總翔企業股份有限公司的採購專員,她服務的總翔公司位於高雄,主要針對國內外半導體產業提供半導體水質監測儀器與廢水回收設備等,如客戶有客製化的特別需求,或是研發團隊為了跟上世界潮流而研發新產品時,公司也會針對需要的零件開立採購規格,交給洪邇文負責採購。

抓好規格 向全世界詢價

拿到採購規格後,洪邇文除了針對規格在國內外尋找廠商詢價、比價、議價,她通常會先和研發單位聯繫,初步了解採購原因,以及零件的用途為何,才會尋找符合條件的廠商,並透過E-mail與電話請對方提供樣品好進行測試。「比如保險絲,即使是取得同一張國際認證,且規格一致,可耐受一樣的電流電壓,但實際上哪家的保險絲搭配產品後使用起來最穩定,還是要測試過後才知道。」

具有多年採購經驗,洪邇文認為擔任採購有趣的地方在於可以和不同行業、不同國家供應商的業務人員接觸,「我認為每個人都是我認識世界的一扇窗,透過他們,可以感受到不同的文化思維。」

比如她曾經和德國的供應商合作,就發現對方做事比較一板一眼,和台灣供應商不一樣,沒辦法接受臨時的急單。「為什麼會有這樣的差異?」這讓她的好奇心一直壓在心裡,後來遇到一位長住德國的友人,詢問之下才知道原因:因為德國人做生意重視憂患思維,根據工廠能承受多大的訂單,業務窗口多半在前一年就會預先找到足夠的買家下訂,因此在產線已經安排好的情況下,當然就沒辦法提供臨時插單的服務。「深入了解後,我甚至覺得我們應該和德國人學習這樣未雨綢繆的管理思維。」

洪邇文也分享,擔任採購人員,在和供應商業務溝通的過程中能訓練自己的邏輯與談判能力,也能從互動中學會供應品項的管理技巧以及對方銷售商品的技巧。

她曾經和做人豪氣不拘束的加工廠業務合作過,也曾經和斯文的電腦零件廠商業務合作過,洪邇文說,對這些合作廠商而言,她就是代表總翔的窗口,如何在應對進退中建立讓人信服的個人品牌,決定了彼此的長久合作關係。

她說,和各供應商業務可以是夥伴關係,可以針對對方專業虛心請教,但對產品供應的要求一定要嚴格把關。嚴格把關,不等於不給未符規格的廠商機會。針對總翔開出的國際認證規格,供應商當下如果無法達到要求,卻很願意就相關認證進行了解與嘗試,或是熱心推薦符合標準的同業,代表對方很有服務熱忱,且可能是一家願意成長的廠商,「這樣的廠商我就認為以後和他們還是會有可能合作。」

在不同產業公司擔任過採購的洪邇文指出,雖然一樣是負責貨品的採買,但隨著產業不同,從產品專業、商業模式到思維邏輯都可能會有很大的差異,面對的供應商也是,因此若換到不同領域工作擔任採購,最重要的就是補足新工作專業知識上的不足,以免買錯東西。

那麼,身為採購,要怎麼事半功倍完成公司交辦任務呢?首先,在和供應商接觸時也要多留心了解對方的其他產品,「也許現在用不到,但未來可能用得到,如果之後有需要,就可以和對方一併購買。」再者,具備英語能力則可以擴大採購範圍,不只局限向國內供應商詢價,而讓自己可在全世界找貨源。

洪邇文認為,擔任採購人員能夠從中學到人際溝通與管理技巧。(照片提供/洪邇文)

交國際筆友 時時與英語約會

洪邇文也分享她的英語學習法。曾參加坊間英語學習課程的她指出,即使學習當下覺得幫助很大、效果很好,但在課程結束後,往往因為沒有使用,到頭來英語程度仍會被打回原形,因此她認為重點在於每天要能抱著愉快的心情「和英語約會」。

她除利用主打語言交換功能的交友App「Tandem」尋找語言交換對象, 也會透過Facebook及Instagram尋找合適的國際筆友。像是她有一位筆友,原本是朋友的朋友,因為到高雄遊玩,需要一位翻譯兼地陪幫忙,當時因為她想練習英語,就去當了一天的觀光地陪,結束後雙方互加了好友,一直到現在都還有聯絡。

洪邇文指出,交國際筆友的概念最一開始是大學時期由老師提出的,出社會後覺得國際溝通力是很重要的溝通工具,加上喜歡和人接觸,因此選擇用這樣的方式加強英語,順便透過這些不同國家的筆友了解不同文化,既能避免讓自己成為井底之蛙,且在有國外採購需求時,也能讓英語力派上用場。

► About 洪邇文
出生:1983年
現職:總翔企業股份有限公司採購專員
學歷:正修科技大學國際貿易系
經歷:鋼皇機械工程股份有限公司採購專員

文/張淳育

延伸閱讀》學測也能出國留學 他們靠近滿級分、SAT獲名校青睞
想瞭解更多英文學習資訊,歡迎加入EnglishOK LINE@官方帳號好友